La saisie d'adresse (marche à suivre)

PREPARATION, SAISIE ADRESSE & EXPEDITION DE COURRIER

P our vendre leurs produits ou se faire connaître, certaines entreprises envoient des centaines voir des centaines de milliers de documents (pour les structures imposantes) sous enveloppes ou mailings, localement ou à travers toute la France mais aussi à l'étranger. Certaines de ces entreprises peuvent donc avoir besoin un jour ou l'autre de vos services, pour leur faire gagner du temps, en vous confiant une partie ou toute la chaîne d'opérations ci-dessous :                          

Pré-mailing >>

Saisie adresse >>

Mailing >>

Profil >>

Atout >>

Equipement >>

Contacts >>

Statuts >>

Développement >>

L'activité avec le courrier peut se décomposer en 3 grands types d'opérations :

Service 1 OPERATION DE PRE-MAILING

Différentes phases sont à effectuer :

• collecte et ouverture des enveloppes,
• dépouillement des demandes manuscrites (séparation des demandes de documentations par lettres, des retours de bons de commandes, des coupons-réponses, des offres de parrainage, des demandes marginales, de renseignements complémentaires, lettres de litiges, de réclamation...),
• cas particulier de l'enveloppe timbrée, demandée au client potentiel par l'annonce émise par la société (en général de petite taille ou lors d'opérations tests) :

- mettre de côté les lettres pour garder les coordonnées,

- éventuellement les classer et les comptabiliser selon un type de catégorie particulier émis par votre employeur (selon la demande, l'origine géographique, le sexe...),

- remettre à votre employeur les enveloppes affranchies avec adresses des clients. Mais tous les demandeurs de documentation ne vont pas respecter les consignes de l'annonce : vous allez donc être amené pour un petit pourcentage du courrier, à écrire à la main les quelques adresses manquantes ou illisibles sur les enveloppes, fournir des enveloppes, ou des timbres (qui vous seront donnés ou remboursés par votre employeur), les coller sur ces enveloppes.

L'offre d'activité pour les opérations de pré-mailing est en baisse.

Service 2 SAISIE DES ADRESSES

C'est service où la demande est la plus forte.

4 cas de figure pour l'organisation du service de saisie :

• Saisie d'adresses par clavier ordinateur dans des banques de données B.D.D. : [civilité] [nom] [prénom] [adresse] [CP] [ville] + saisie étendue [téléphone] [e-mail] [Url] soit en :
  • saisie de formulaire structuré
  • saisie manuelle de documents non structurés (lettres manuscrites de particuliers avec coordonnées apparaissant une fois en haut à gauche, une fois en bas en milieu de page etc...
• Vous pouvez être amené à cumuler 2 opérations simples, celle de la prise de commande par téléphone et la saisie simultanée des coordonnées du client.
• Capture d'adresses sur internet ou sur minitel par copiez-collez.
• saisie de coordonnées tapuscrites à partir d'annuaire papier. Dans ce cas, il semble plus adéquat d'utiliser le tandem scanner/omnipage : vous scannez le texte de tous vos documents papiers et les convertissez immédiatement, avec le logiciel Omnipage, en fichiers textes électroniques éditables.

Organisation de la livraison :

• Au format BDD (.txt, .xls, .dbf...) le plus souvent par fichier joint à l'e-mail
• ou gravage de CD et expédition par courrier.
• Tirage sur étiquettes autocollantes par imprimantes,
• Collage d'étiquettes :
  • sur lettres de vente (en haut à droite) ou sur bons de commande, pour apparaître à l'endroit exacte de la fenêtre de l'enveloppe
  • ou directement sur des enveloppes sans fenêtre.

Tarif pratiqué :

Bien évidemment, les tarifs sont dégressifs suivant le volume de travail à effectuer. Pour la frappe d'adresse à l'unité, les tarifs oscillent entre 0,055 et 0,20 € cts, soit 55 € jusqu'à 200 € le mille.

Les tarifs sont bas pour la raison suivante : la délocalisation des services de saisie dans les pays où le coût des ressources humaines est moins cher. Si vous travaillez en indépendant, il vous faudra pratiquer ces tarifs pour espérer décrocher des contrats.

Service 3 CONSTITUTION, MISE SOUS PLI & ENVOI DE MAILINGS

il existe également ici, une multitude de petites tâches à effectuer :

• Pliage d'imprimé et de lettre (en 2 ou en 3 volets),
• Rainage,
• Découpage, découpage spécial en dentelle,
• Prédécoupage en pointillés pour les documents à partie détachable (à l'aide d'un petit massicot,
• Coup de tampon,
• Collage de petits autocollants promotionnels,
• Insertion de documentation dans les enveloppes,
• Collage et fermeture d'enveloppe,
• Affranchissement (par collage de timbre postal ou à l'aide d'une petite machine à affranchir automatique obtenue auprès de la poste par votre employeur : vous n'avez alors qu'à glisser les enveloppes dans l'ouverture de la machine pour les voir ressortir imprimées d'un timbre spécial au couleur de l'entreprise)
• Et enfin, dépôt final à la poste pour l'envoi.

Cette activité de "mise sous pli" est en baisse, la mécanisation robotique ayant progressivement remplacée cette tâche manuelle. Elle subsiste pourtant encore occasionnellement dans certains cas (cf. "comment repérer les entreprises").

Tarif de 0.15 à 0.4 € par pièce effectuée, c'est-à-dire pour le total de toutes les opérations pour la constitution du courrier.

Votre profil

• Ne pas être incommodé par les travaux répétitifs et lassants à la longue.
• Activité adaptée aux personnes cherchant un travail sans qualification
• Sans grande responsabilité.
• Le travail rendu doit être soigné : le modèle de mise en page scrupuleusement respecté et le taux d'erreur devant avoisiner les 3 pour 10 000 pour rester en concurrence avec les sociétés spécialisées. D'autant plus que ces erreurs seront détectées par votre donneur d'ouvrage : les envois avec les adresses erronées que vous aurez saisi seront retournés directement par la poste à l'expéditeur.

Les périodes de surcharge

Lors de débordements, vous pouvez avoir plusieurs commandes de différentes entreprises et avoir la charge par exemple de 500 mailings à effectuer par jour pendant quelques jours.

C'est une situation que l'on rencontre fréquemment dans cette activité : aucun travail avec les adresses pendant des semaines et soudainement, toutes les demandes qui affluent au même moment. Vous devez alors absolument vous organiser pour aller vite et être efficace tout en restant soigné. Car être rapide ne doit pas être synonyme de travail "bâclé", bien au contraire. L'organisation passe par la séparation des tâches et par un travail à la chaîne.

Votre atout

Face à la concurrence (délocalisation du travail à l'étranger), votre principal point fort réside dans la proximité avec les entreprises de votre région.

Au niveau local, il est important d'offrir un service supplémentaire, qu'une société éloignée ou délocalisée ne pourra pas offrir :

- un service de coursier : vous vous rendez à l'entreprise qui aura déposé le dossier à saisir à son accueil et vous vous. Forfait de quelques euros la course ou mieux, gratuite.

Beaucoup d'entreprises et de sociétés accordent plus de confiance à un service local :

• où elle peut avoir un contact humain avec une personne physique et un responsable à qui s'adresser.
• pour lui confier des documents importants plutôt que de les envoyer postalement à des centaines de kilomètres.

Equipement à prévoir :

Au niveau hardware :

• un micro ordinateur PC
• équipé d'une imprimante pour la sortie imprimée des étiquettes / des enveloppes
• un scanner
• un graveur de Compact Disc pour l'archivage

Au niveau software :

• un logiciel d'O.C.R. (Reconnaissance de caractère) comme Omnipage par exemple.
• Word, le logiciel connu de traitement de texte et de mise en page,
• Des logiciels spécial Bases De Données (B.D.D.) comme Access...

Comment repérer les entreprises qui peuvent être intéressées par ce type de service ?

Les entreprises de 'routage' appelés aussi 'routeurs' sont des sociétés qui s'occupent de la gestion et de l'envois de courriers en grand nombre, pour les entreprises importantes utilisant la technique du mailing comme les sociétés de marketing publicitaire et surtout de vente par correspondance.

Une entreprise passe par un routeur à partir de 400 envois car elle peut bénéficier à partir de ce nombre, de tarifs postaux plus avantageux. Les routeurs sont spécialisés dans la chaîne entière à des tarifs très concurrentiels grâce à une organisation très hiérarchisée et l'emploi de machines spéciales très performantes. Les chances de travailler chez vous pour ces sociétés sont très étroites mais elles existent. Vous mettre en relation avec les routeurs peut vous être très utile et ceci à plusieurs niveaux :

• pour du travail occasionnel (seulement en période de gros débordements) et plus particulièrement dans la saisie d'adresses 'en virtuel'. Votre activité consiste à copier des noms et adresses manuscrites au clavier sur des disquettes que vous remettez à votre employeur. C'est la seule activité dans la chaîne qui ne peut pas être automatisée : en période de surcroît de travail, les employés ne peuvent pas rentrer les données à la main sur clavier en tapant ‘plus vite que la musique'. Les gros clients qui sous-traitant aux routeurs peuvent vouloir expédier du jour au lendemain et rapidement plus de 200 000 catalogues (soit l'équivalent de 200 000 adresses à saisir) sur toute la France pour une grande campagne de vente. C'est seulement dans cette situation précise que vous avez une chance de vous faire employer à domicile : l'être humain ne peut pas être remplacé par une machine car il faut pouvoir lire (quelquefois déchiffrer) les adresses écrites à la main et les saisir manuellement sur clavier. Soit vous possédez votre propre matériel, soit vous vous faîtes prêter par la société un matériel plus évolué de type traitement de texte ou ordinateur (relié à une imprimante) pour la saisie informatique d'adresses.

• par l'intermédiaire de ces structures spécialisées dans l'expédition vous pouvez obtenir la liste de toutes les entreprises qui passent fréquemment par elles : lorsqu'elles lancent de plus petits mailings c'est-à-dire inférieurs à 400 envois, au niveau d'une région (principalement pour des tests), elles pourront vous contacter (à condition de vous être fait connaître auparavant en faisant répertorier vos coordonnées).

Les envoyeurs de mailing 'en gros' ne sont pas les seuls vers qui vous pourrez vous tourner. Vos efforts de recherche devront surtout se porter directement sur ceux qui envoient de plus petites quantités de courriers comme :

• les petites et moyennes sociétés de Marketing et de Vente Par Correspondance implantées dans toutes les régions :

1/ Ouverture et dépouillement des enveloppes-réponses (retour des coupons de campagnes...).

2/ les coordonnées manuscrites par les clients ont besoin d'être saisies manuellement sur micro-ordinateur pour être stockées dans des fichiers informatiques et constituées des bases de données (B.D.D.) d'adresses. Ces adresses seront alors imprimées sur les étiquettes des colis de commandes ou directement sur des lettres de vente, puis par la suite revendues dans des fichiers à d'autres sociétés.

3/ La mise sous pli est quant à elle faite, le plus souvent, automatiquement.

Pour contacter ces sociétés : visiter le site internet de la Fédération des Entreprises de Vente à distance, fevad.com dont voici ci-dessous l'adresse postale :

F.E.V.A.D.
60, Rue de la Boétie

75 008 PARIS

Sur le site de la Fevad, cliquez sur "annuaire" : vous pourrez alors afficher la liste complètes des entreprises adhérentes (ou choisir spécifiquement un secteur d'activité particulier qui vous intéresse). Choisissez alors une société en privilégiant les petites et moyennes structures : vous obtiendrez alors :

•  
  • ses coordonnées : envoyez alors un courrier de candidature spontanée pour un travail de saisie d'adresse en précisant bien vos motivations de travailler à domicile. Votre lettre doit être envoyée "à l'attention du "responsable marketing", "chef de la promotion des ventes"... L'idéal est de réussir à obtenir le nom de la personne exerçant ce poste (par un appel téléphonique au préalable). Société.com ? code NAF RCS
  • et directement le lien du site web associé à cette société : recherchez alors la rubrique "emploi" pour consulter les offres. Si cette rubrique n'existe pas envoyez directement un e-mail spontané proposant vos services et vos motivations au "webmaster" du site en question ou par l'intermédiaire d'un formulaire d'une page de "contact" ou d'un lien "infos sur l'entreprise" (généralement en bas de la page d'accueil).

• les petites structures commerciales/les magasins pratiquant à petite échelle (locale...) et de façon occasionnelle la VPC (pour vendre par exemple par colis de spécialités originales de la région, des objets décoratifs artisanaux...). Là aussi, souvent moins de 400 enveloppes, ce qui ne les autorise pas (au niveau financier) de s'offrir les services d'un routeur : cela est déjà considéré comme une bonne opération lorsque 100, 200 ou 300 envois groupés et très ciblés sont réalisés. Ici, toute la chaîne des opération-mailing peut vous être demandée à savoir :

1/ mise sous pli,

2/ collecte, ouverture et dépouillement,

3/ saisie coordonnées

4/ également préparation de colis.

• les entreprises, les commerçants, artisans, toutes les boutiques de votre ville ont besoin de temps en temps d'envoyer des lettres (d'une quinzaine à une centaine d'enveloppes tout au plus) pour une circonstance inhabituelle :

-          remerciements,

-          voeux de fins d'années,

-          ouverture,

-          inauguration,

-          anniversaire de création,

-          invitation à un salon,

-          promotion occasionnelle,

-          relance promotionnelle des plus gros clients de l'année...

Proposez-leur de prendre toute leur "opération mailing" en charge à un tarif très étudié.

• les free-lance, graphistes, petits imprimeurs, petits éditeurs... et plus globalement toutes les professions envoyant souvent des lettres pour faire connaître leurs prestations et leurs tarifs dans le but de se faire de nouveaux clients.

De plus en plus rare : signalons également en annexe et pour finir que certains centres des impôts sont en période fréquente de débordement à une époque de l'année (notamment à partir de mars pour les impôts des particuliers, avril pour les impôts sur les sociétés, et jusqu'en décembre pour les impôts locaux au cadastre régional) et peuvent confier du travail à domicile : classement, archivage, petites vérifications de numérotations, collage, envois... Mais cette pratique qui ne concernait que quelques petites localités, tend à disparaître de nos jours.

Attention toutefois aux arnaques

Par ailleurs, vous pouvez tomber sur des annonces dans certains journaux, proposant des d'activités d'appoint à domicile avec les adresses. Ce sont des offres, généralement sans grand intérêt, pour trouver des adresses ciblées (familles vivant dans des quartiers résidentiels, couple se mariant prochainement, fanas d'un sport particulier, gros consommateurs d'un produit précis...). Ces recherches demandent souvent beaucoup d'efforts pour une bien faible rémunération car une fois que vous avez fait le tour de vos connaissances, la recherche devient plus délicate : vous devrez vous débrouiller par vous-même en enquêtant par tous les moyens (téléphone avec appels systématiques dans l'annuaire...) et ceci à vos frais.

Plus grave, certaines annonces sont de véritables tromperies visant à escroquer les particuliers à la recherche d'emploi dans ces secteurs. Beaucoup de petites annonces frauduleuses concernant le travail à domicile avec les adresses, la mise sous pli pullulent dans les journaux de petites annonces locales ou sur internet.

Méfiez vous et restez à l'écart de ces propositions si on vous demande de l'argent avant de commencer à travailler ou si l'annonce en question paraît trop alléchante et trop belle pour être vraie (gros revenus facilement gagnés etc.).

Statuts

2 cas de figure pour ces activités qui peuvent s'effectuer à domicile :

• En indépendant dans le cadre juridique d'une micro-entreprise en s'enregistrant à la Chambre de Métiers de votre région,
• ou très rare, en "travail à domicile" (dans le vrai sens du terme), directement salarié par l'employeur qui vous a embauché (souvent une société de V.P.C.).

Développement possible

Voici 3 phases importantes pour augmenter vos revenus dans le secteur de la saisie à domicile :

1 En indépendant, si vous voulez développez votre réseau clientèle, nécessité de cumuler plusieurs activités. Ne vous cantonnez pas à la saisie d'adresses. Vous pouvez développez en parallèle toute activité à domicile liée :

• au télé-secrétariat,
• au transfert numérique et à l'archivage sur CD-Rom,
• à la saisie "au kilomètre" de texte,
• à la rédaction de CV, thèses, rapports
• écrivain public
• constitution de bases de données e-mails et e-mailing.

2 Phase importante pour votre extension : créez votre propre site internet simple de quelques pages :

• chaque page web expose le service détaillé que vous rendez,
• une page tarifaire,
• une page coordonnées (postales, télécopie, e-mail, téléphone)
• une page de contact avec formulaire : les prospects remplissent un formulaire en ligne de demande de devis.

Un conseil : déposez un nom de domaine pour votre site qui soit en relation avec votre activité c'est-à-dire où il y ait le mot "saisie" se détachant nettement. Ceci pour un meilleur référencement auprès des moteurs de recherche.

3 Comment devenir réactif et avoir la capacité à intégrer tous les volumes ?

La technique consiste à sous-traiter dans des sociétés basées en France mais qui externalisent leurs saisies de documents à l'étranger dans des pays où la main d'œuvre est moins chère.

Certaines personnes travaillant seules à domicile ne font même plus que cela : elles ne jouent plus qu'un rôle d'intermédiaire c'est-à-dire :

• elles cherchent des clients pour la saisie aussi bien au niveau local qu'au niveau national grâce à leur site internet.
• elles font jouer la concurrence et les tarifs auprès des sociétés pratiquant la saisie délocalisée.
• bref, elles ne réalisent pas la prestation de service : elles sont des intermédiaires mettant en relation l'offre et la demande de ce service et se rémunérent par une marge bénéficiaire. Elles pratiquent dans ce cas une activité commerciale et doivent s'inscrire au registre du Commerce.

Voici les sites web de quelques sociétés pratiquant des prix très bas :

• saisie.fr et e-saisie.fr >>saisie délocalisée à Madagascar
• masaisie.com >> saisie délocalisée à Madagascar
• datamastering.com >> centre de saisie en Roumanie
• pixel-s.biz >> numérisation et saisie de documents Externalisation des traitements

Ce ne sont que des exemples, à vous de rechercher sur le net, les sociétés pratiquant les prix les plus compétitifs. Internet est l'outil idéal pour ce type de recherche. Pour trouvez d'autres sites dans la même branche tapez sur les moteurs de recherche : "saisie", "adresses", "au kilomètre", "délocalisée", "saisie industrielle", "données", "saisie informatique"...

En résumé, internet est l'outil idéal pour vous développer aussi bien pour le confort de travail que pour la recherche effective de clients.